Rechnungen stellen

Einmalig: Rechnungsprofil einrichten

Bevor du die erste Rechnung stellen kannst, hinterlege unter Profil → Rechnungsprofil deine Stammdaten:

Name/Firma und Anschrift (Pflichtfelder).
Optional Steuernummer/USt-IdNr. — als Kleinunternehmer (§19 UStG) weist die Rechnung stattdessen automatisch einen entsprechenden Hinweis statt Umsatzsteuer aus.
Optional IBAN/BIC — erscheinen als Zahlungshinweis auf der Rechnung.
Optional einen Nummernkreis (Präfix + nächste laufende Nummer) für automatisch vergebene Rechnungsnummern — ohne Nummernkreis trägst du die Nummer bei jeder Rechnung selbst ein.
Optional die monatliche Erinnerung aktivieren (siehe unten).

Wem stellst du die Rechnung?

Beim Anlegen einer neuen Rechnung wählst du zunächst den Empfänger-Typ — das bestimmt, wie sich Name, Anschrift und (bei Teilnehmern) die Positionen befüllen lassen:

Verein — einer der Vereine, denen du über eine Sparte angehörst. Name und Anschrift werden aus dem Verein übernommen, bleiben aber änderbar.
Teilnehmer — eine Person aus deinen Laufgruppen, z. B. für Einzelcoaching oder individuell abgerechnetes Training. Die Auswahl ist nach Laufgruppe gruppiert; Name und (falls hinterlegt) E-Mail werden automatisch übernommen. Die Anschrift kennt die App nicht — die trägst du beim Anlegen jeder Rechnung selbst ein. Nur sichtbar, wenn mindestens eine deiner Laufgruppen Mitglieder hat.
Frei — ein beliebiger Empfänger ohne App-Bezug, z. B. für einmalige Aufträge.

Für Teilnehmer: Abrechnungs-Standard hinterlegen

Damit du nicht bei jeder Rechnung erneut denselben Betrag eintippen musst, hinterlegst du einmalig je Person und Laufgruppe, wie abgerechnet wird — unter Laufgruppen → gewünschte Gruppe → Bereich „Teilnehmer“ → bei der Person auf „Bearbeiten“ tippen. Zwei Abrechnungsarten stehen zur Wahl:

Pauschale — ein fester Betrag pro Rechnung (z. B. eine monatliche Trainingsgebühr), unabhängig davon, wie viele Trainings im Zeitraum tatsächlich stattfanden.
Pro Training — ein Preis je durchgeführter Einheit; die genaue Anzahl ermittelt die App beim Anlegen der Rechnung automatisch (siehe unten).

Dieser Standard ist rein informativ für dich als Vorausfüllung — er verschickt nichts von selbst. Du kannst ihn auch direkt beim Anlegen einer Rechnung per Checkbox aktualisieren, ohne den Umweg über die Laufgruppen-Verwaltung (siehe nächster Abschnitt).

Neue Rechnung anlegen

Unter Rechnungen auf „Neue Rechnung“ tippen.
Empfänger-Typ wählen (siehe oben).
Leistungszeitraum und Rechnungsdatum eintragen — der Zeitraum ist standardmäßig auf den Vormonat vorbelegt.
Rechnungsnummer automatisch (falls Nummernkreis hinterlegt) oder manuell vergeben.
Positionen hinzufügen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz) — mindestens eine Position ist Pflicht.

Nur bei Empfänger „Teilnehmer“: Abrechnungsart

Sobald du eine Person auswählst, wird ihr hinterlegter Abrechnungs-Standard automatisch übernommen (Betrag, USt., bei Pauschale auch die Beschreibung) — falls noch keiner existiert, startest du mit leeren Feldern.

Bei Pauschale wird sofort eine einzelne Position mit Beschreibung, Betrag und USt. angelegt.
Bei Pro Training trägst du den Preis je Einheit ein und tippst auf „Trainings aus Zeitraum übernehmen“ — die App legt daraufhin für jedes im Leistungszeitraum tatsächlich durchgeführte Training dieser Person eine eigene Position an (Datum als Beschreibung, der hinterlegte Preis). Grundlage ist der echte Anwesenheitsnachweis: abgesagte Trainings und Termine, bei denen die Person entschuldigt oder unentschuldigt fehlte, zählen bewusst nicht mit. Die erzeugten Positionen bleiben danach wie gewohnt editierbar oder entfernbar, zusätzliche Positionen lassen sich wie immer manuell ergänzen.

Über die Checkbox „Diese Werte als neuen Standard merken“ aktualisierst du bei Bedarf gleich den Abrechnungs-Standard dieser Person für künftige Rechnungen — praktisch bei einer Preisanpassung, ohne extra in die Laufgruppen-Verwaltung zu wechseln.

Versand & Dokumentation

Der Versand startet immer manuell — es gibt keinen automatischen Versand im Hintergrund:

„Jetzt per E-Mail versenden“ (nur sichtbar, wenn eine Empfänger-E-Mail hinterlegt ist) — verschickt die Rechnung als PDF-Anhang über dein unter Profil eingestelltes Postfach.
„Als versendet markieren“ — für Versand außerhalb der App (Post, eigenes E-Mail-Programm o. Ä.): du gibst an, wohin die Rechnung gegangen ist, ohne dass die App selbst etwas verschickt.
Jeder Versand wird protokolliert (Zeitpunkt, Art, Adresse) — sichtbar direkt unter der Rechnung, falls später Rückfragen kommen.

Sobald eine Rechnung einmal versendet wurde, gilt sie als gesperrt — Positionen und Empfänger lassen sich danach nicht mehr ändern. Über „Als bezahlt markieren“ hältst du zusätzlich den Zahlungseingang fest.

Monatswechsel-Erinnerung

Mit aktivierter Erinnerung (Einstellung im Rechnungsprofil) bekommst du automatisch einen Hinweis — per E-Mail und auf der Startseite —, sobald für den Vormonat noch keine Rechnung gestellt wurde. Der Hinweis verschwindet von selbst, sobald eine passende Rechnung existiert.